Open Spaces: Betrokken medewerkers bij verandering

Open Spaces, je hoort en ziet ze steeds meer. Bv. bij Agile en Lean conferenties, om ervaringen uit te wisselen en relevante onderwerpen te bespreken. Maar ook bedrijven passen Open Spaces toe, voor kennisdeling en in veranderingstrajecten. In dit artikel beschrijf ik de Open Space Technologie, en laat zien hoe je het kunt benutten om medewerkers te betrekken bij veranderingen.

Meer weten over Open Space? Ervaren? “Situationeel Veranderen”, 23 jan 2012.

Wat is Open Space?

Agile Overheid Open Space 28 nov 2011

Een Open Space is een soort conferentie, maar dan zonder dat vooraf de inhoud van het programma en de sprekers al vast staan. Er zijn open tijdslots, en deelnemers dienen zelf ter plaatse onderwerpen in waarover ze kennis of ervaring willen delen, meer van willen weten, of als ze bv. met een situatie zitten die ze willen bespreken. Als je een onderwerp wilt inbrengen, dan noem je het onderwerp kort en geeft een “elevator pitch om deelnemers te interesseren. Daarna plaats je je onderwerp het in het tijdschema.

En daarna ontstaat het. Mensen komen bij elkaar om de onderwerpen te bespreken in groepjes. Soms is een groepje maar klein (kan 2 of 3 personen zijn), en soms wordt het druk. Een enkele keer komt er niemand op een bepaald onderwerp af, dan sta je even alleen. Maar geen nood, er zijn voldoende groepjes, dus je kunt je zo aansluiten bij een andere, voor jou ook interessante discussie.

Er is één regel/wet: Law of Two Feet, Regel van de 2 voeten. Die zegt dat als je bij een groep bent waar je niets uit kunt halen, noch kunt bijdragen, gebruik dan je 2 voeten om naar een andere groep te gaan. Ofwel, verspil geen tijd van jezelf (en van anderen), neem alleen deel aan discussies die voor jou waarde hebben, of waar je waarde kunt toevoegen!

Verder zijn er 4 principes:

  • De deelnemers zijn de juiste personen
  • Wat er gebeurt, is het enige dat kan gebeuren
  • Het begint wanneer het begint
  • Als het voorbij is, is het voorbij

Vaak worden in Open Spaces flip chart gebruikt om zaken te noteren uit de groepsdiscussies. Dat kunnen steekwoorden zijn, conclusies, mindmaps, een plaatje/schets, you name it. De flip chart ondersteunt de discussie, en kan gebruikt worden om na alle groepsdiscussies aan het eind plenair terug te koppelen naar deelnemers in de open space.

That’s it! Klinkt eenvoudig, en dat is het ook. Mocht je nog wat meer willen weten, zie dan Openspaceworld, en de Open Space User Guide. De techniek Open Spaces is niet nieuw, alhoewel nog verbazingwekkend weinig mensen hem kennen. Bij het netwerk AgileOverheid, wat vanaf het begin Open Spaces gebruikt om kennis te delen, zijn er elke keer weer diverse deelnemers die het nog nooit meegemaakt hebben. Wat je dan wel vaak ziet is dat ze het heel snel oppikken, zeker als ze zelf een onderwerp inbrengen en daarmee direct ervaren wat het is, en wat het hun oplevert.

Open Spaces als veranderinstrument

Ik heb Open Spaces toegepast om groepen in beweging te krijgen. Onderwerpen gerelateerd aan een bepaald (verander)thema worden door de deelnemers opgebracht en besproken. Mensen hebben de gelegenheid om hun zorgen uit te spreken, maar ook om kansen die ze zien te benoemen en te delen met de andere deelnemers. Het sociale aspect van de groepjes zorgt ervoor dat onderwerpen die door meerdere mensen belangrijk worden gevonden zichtbaar boven komen, daar staan immers de meeste mensen. Maar ook kleine groepjes, waar bv. heftige discussies worden gevoerd zijn interessant, om te kijken waar mensen mee worstelen.

Als verandermanager volg je het proces, en kijkt welke onderwerpen besproken worden. Dat geeft je veel informatie die bruikbaar is voor de invoering. En volop gelegenheid om met de mensen in contact te komen over de verandering. Dit kan de betrokkenheid bij verandering aanzienlijk vergroten! Ook helpt het medewerkers om een beter beeld te krijgen waar ze nu staan, en wat hun sterktes zijn die ze kunnen benutten om een volgende stap te zetten in een verbetertraject.

Toepassing als veranderinstrument gebeurd nog (te) weinig, terwijl daar wel een kracht ligt van dit mechanisme. Mensen participeren in de discussies, worden betrokken, en krijgen (en benutten) de ruimte om over de verandering na te denken. Wat betekent het voor het bedrijf, en wat voor mij en mijn collega’s? Wat kan het opleveren? Hoe kunnen we de verandering eigen maken? Waar kan het mis gaan, en wat kunnen we daaraan doen? Allemaal zaken die tijdens zo’n Open Space bovenkomen, en wat het veranderteam helpt om de organisatie in beweging te krijgen en te begeleiden in de benodigde veranderingen.

Open Space ervaren en leren

Op 23 januari geeft veranderproject.nl een cursusmodule waarin we Open Space toepassen binnen situationeel veranderen, gebaseerd op Cynefin. De cursus is zowel interessant voor consultants/adviseurs, als voor bv. lijn-, project-, en programmamanagers die betrokken zijn bij verandering.

Wil je ervaren en leren hoe je een Open Space kunt benutten om betrokken medewerkers te krijgen, meld je dan aan voor module 2: Situationeel veranderen van de leergang verandermanagement.

 

 

 

 

 

 

Dit bericht is geplaatst in Uncategorized. Bookmark de permalink.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *